Software voor accountantsSoftware voor boekhoud- en accountantskantoren

BDO en BoCount Dynamics

BDO - BoCount Dynamics

BDO is wereldwijd één van de grootste spelers op het vlak van audit, boekhouding en digitale consultancy. Concreet bestaat BDO uit een groep van onafhankelijke bedrijven, samen goed voor meer dan duizend kantoren in ruim 140 landen. In België heeft BDO negen kantoren met zeshonderd experten, verspreid over het land. “Ons klantenbestand groeit snel”, zegt Joyce Martens, manager bij BDO in Roeselare. “Daardoor zien we ook een sterke toename in het aantal facturen dat we voor die klanten verwerken. Het zette ons aan om een oplossing te zoeken die ons meer automatisering zou bezorgen.”

BDO besliste om BoCount Dynamics te implementeren, een softwareplatform voor boekhoudkantoren en hun klanten. BoCount Dynamics is een ontwikkeling van Christiaens, een Belgische Microsoft-partner die is gespecialiseerd in Dynamics NAV. “De regelgeving en de bijhorende administratieve vereisten evolueren voortdurend”, zegt sales manager Olivier Christiaens. “De uitdaging is dezelfde voor ieder bedrijf: de controle behouden over de groeiende volumes aan documenten en data, en die in waardevolle informatie omzetten.” BoCount Dynamics biedt daarvoor een gebruiksvriendelijke en flexibele oplossing, wat de accountants – en hun klanten – toelaat zich te concentreren op activiteiten met toegevoegde waarde.

 

Echte automatisering

Document Capture maakt automatisering mogelijk en vormt zo een onmisbaar deel van BoCount Dynamics. Document Capture treedt op als een end-to-end add-on voor BoCount Dynamics die instaat voor het scannen van documenten en de herkenning van gegevens via OCR, en vervolgens voor het registreren en archiveren van de documenten. “Voor we beslisten om met BoCount Dynamics in zee te gaan, hadden we bij BDO al ervaring opgedaan met het scannen van aankoopfacturen”, vertelt Joyce Martens. “Die oplossing was echter niet geautomatiseerd, wat resulteerde in een omslachtig en tijdrovend proces. De strakke integratie tussen BoCount Dynamics en Document Capture was precies wat we zochten.”

BDO biedt zijn diensten via verschillende formules aan. Sommige klanten kiezen ervoor om BoCount Dynamics on premise te implementeren. Anderen gebruiken de SaaS-versie van de oplossing. Er zijn klanten die hun boekhouding bijna volledig zelf beheren op het platform, terwijl anderen zich beperken tot de consultatie van data. “Bij alle klanten vormt Document Capture de rode draad”, legt Joyce Martens uit. “Het maakt niet uit waar het scannen gebeurt, ter plaatse bij de klant of bij ons op kantoor. Eenmaal een document is gescand, plaatst de OCR-functionaliteit van Document Capture de juiste informatie van de papieren factuur in de juiste digitale velden. Dat laat ons toe het meeste manuele werk uit te schakelen dat vroeger nodig was om facturen te digitaliseren.”

 

Meer en betere diensten

BDO ondersteunt meer dan duizend gebruikers die werken met BoCount Dynamics. Alles samen gaat het om de geautomatiseerde verwerking van verschillende tienduizenden facturen per jaar. Joyce Martens: “Dankzij Document Capture realiseren we een belangrijke tijdwinst. De tijd die vrijkomt, gebruiken we om onze verdere groei te ondersteunen. We kunnen meer klanten bedienen met het bestaande team. De automatisering van repetitieve taken met weinig tot geen toegevoegde waarde – zoals het scannen van documenten – zorgt er tegelijk voor dat we tijd kunnen vrijmaken om onze klanten meer en betere diensten aan te bieden.”

Dankzij de combinatie van BoCount Dynamics en Document Capture voor Microsoft Dynamics NAV beschikken de klanten van BDO in hun boekhoudomgeving over digitale documenten. “Dat biedt een belangrijk voordeel”, zegt Olivier Christiaens. “Wie in BoCount Dynamics aan het werk is, heeft in één klik altijd het digitale beeld van de originele papieren factuur bij de hand.” Klanten die zelf facturen scannen, sturen de digitale bestanden door naar een speciaal e-mailadres, waarna ze automatisch in BoCount Dynamics terechtkomen. “De verwerking van facturen blijft een kerntaak voor iedere accountant”, aldus nog Olivier Christiaens. “Dankzij Document Capture kunnen we die taak echter makkelijk automatiseren, zonder dat daarvoor een derde partij in het proces opduikt.”

 

Lees meer over BoCount Dynamics voor accountantskantoren

Lees meer over Document Capture

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *